枝江市司法局以档案管理“四化”推动社区矫正规范化建设

　　近年来，枝江市司法局投入20多万元，从档案标准化、装备现代化、管理信息化、工作程式化四个方面入手，将社区矫正专业档案纳入机关档案目标管理晋升省一级的重要内容，有力推动了社区矫正规范化建设。
　　一、档案标准化。一是统一纸质档案制式。以法律文书、执行文书、日常监管文书为重点，形成“一案一录一簿二表八书”为框架的社区矫正对象个人档案，统一印制发放到各司法所，保证了矫正档案整齐划一，标准一致。二是不断扩宽档案收集范围。将工作过程中形成的电子档案、照片档案、声像档案，全部纳入该对象的档案管理范围，用档案规范执法行为。三是保障档案规范化建设长效推进。采取局领导分片包所的办法，做到分工负责具体、职责任务明确。挤出专款对社区矫正工作各个环节的档案分别给予奖励，使档案规范管理覆盖社区矫正全过程。
　　二、装备现代化。一是不断提高硬件建设水平。2013年，该局投入30余万元在各个司法所建设了社区矫正宣告室、社区矫正工作室等“五室一庭”。在办公用房和经费紧张的情况下，挤出4间用房，建成95平方的阅文室和档案库房，配备空调、密集架、除湿机、防磁柜、检索柜、消防器材、温湿度计等一流档案设施，满足全市社区矫正档案的统一存放需求。二是不断提高装备保障水平。统一为司法所配备电脑、扫描仪、打印机、录音笔、照相机、指纹机、档案柜等设备，使之在信息传输与利用、依法执行与日常监管中发挥了主导作用。三是不断提高新设备的运用能力。组织开展了照相、设备应用、司法E通、档案管理软件、档案基础知识的专门培训，提高了信息化设备的运用能力，确保了档案工作标准化的顺利推进。
　　三、管理信息化。一是加强配套电子网络档案平台建设。2013年开通了全市社区矫正司法E通，覆盖了228名社区矫正人员。同时不断维护完善社区矫正报表及办公平台，用先进手段管理矫正对象，提升矫正质量。目前331名社区矫正对象、1091名刑满释放人员的文书档案实现电子档案、信息平台运行正常，纸质档案规范齐全，为减少和控制脱管、漏管和重新犯罪打下坚实的基础。二是加强档案管理数字化建设。采购了专业的档案管理软件，以机关档案目标管理晋升省一级为契机，对社区矫正试点以来的个人档案进行高标准、高质量的规范整理，并将全市已解除社区矫正人员档案统一纳入司法局档案室专人管理。
　　四、工作程式化。将社区矫正业务工作、档案的任务、职责和流程用制度固定，具体执行人员照章办事，确保全局社区矫正档案管理规范有序。一是加强社区矫正人员档案管理制度化建设。针对档案的保管、查阅、移交等管理环节，规范建立了档案建立、整理、管理、移交、归档、保管、利用、保密、统计等管理制度，把好档案接收审查关，确保社区矫正档案一季一评查，一年一审一归档。二是强化社区矫正工作人员的程序意识。建立社区矫正人员解矫后，档案统一交市局集中保管的规范化工作流程，严格执行。对每件标准化整理的档案实行补贴，切实提升档案整理积极性。